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  • Je vous ai déjà parlé des avantages d’avoir un tableau de bord de gestion pour son entreprise. Je vous ai également parlé des avantages d’utiliser Excel pour élaborer un tableau de bord de gestion. L’article suivant présente un cas pratique de tableau de bord. Ce qu’il faut comprendre en parallèle, c’est que tout est automatisé dans un tel tableau de bord. Ainsi, on utilisera soit de la programmation VBA, soit PowerPivot ou d’autres add-ins pour faire en sorte que l’usager n’ait rien d’autre à faire qu’appuyer sur un bouton pour faire la mise à jour de ses données.

    Cas pratique

    Nous vous présentons ci-bas quelques tableaux et graphiques hypothétiques que pourrait contenir un tableau de bord de gestion d’une entreprise d’achats groupés.

    1. Évolution des volumes d’achats

    Dans la section suivante, l’usager peut sélectionner un établissement pour voir l’évolution de ses volumes d’achats au fil des ans. Il peut également avoir le même graphique, non pas pour un établissement individuel mais pour un type d’établissement donné. Le graphique suivant lui permet de voir l’évolution des volumes d’achats globaux effectués par le regroupement (i.e. l’ensemble des établissements).



    2. Portefeuille des activités par type d’établissement

    Dans la section suivante, l’usager peut sélectionner un type d’établissement (on aurait pu aussi mettre l’option par établissement individuel) et une année, pour voir les volumes d’achats répartis par type d’entente. Dans le tableau du bas, il peut ensuite voir les ententes par volume décroissant.

    3. Évolution des achats par type d’entente

    Dans la section suivante, l’usager peut sélectionner un établissement et voir l’évolution au fil des ans de chacun des types d’ententes. Ensuite, il peut sélectionner un type d’entente et voir l’évolution des achats au fil des ans, pour l’ensemble des établissements, pour une sélection d’établissements ou pour un établissement donné.

    4. Niveau des achats de chacune des ententes par rapport à un mandat donné pour l’année

    Dans la section suivante, l’usager peut sélectionner un établissement (ou un type d’établissement) et un type d’entente pour voir le niveau d’achats atteint vs le mandat initial. Il peut aussi sélectionner une année pour voir le % d’achat réalisé vs le mandat initial.

    5. Comparaison des volumes d’achats

    Dans la section suivante, l’usager peut voir l’évolution des volumes d’achats selon le type d’établissement sélectionné. Il peut également voir la répartition pour une année donnée. Enfin, il peut voir les variations d’une année à l’autre pour un type ou plusieurs types d’établissements (pour fins de comparaison).

    6. Niveau de réclamations du fonds de franchise

    Dans la section suivante, l’usager peut voir l’évolution des réclamations faites au fonds de fanchise. Il peut ensuite sélectionner une année pour voir le % de réclamations. Ensuite, il peut sélectionner un type d’établissement pour voir le montant et le nombre de réclamations effectuées au fil des ans.

    7. Établissements classés par rang – Volumes d’achats

    Dans la section suivante, l’usager peut sélectionner une année et un type d’établissement pour voir quel est le top 5 des établissements ayant fait le plus d’achats et le bottom 5 des établissements ayant fait le moins d’achats. Il peut ensuite consulter les volumes d’achats par établissement (en ordre décroissant) pour une année et un type d’établissement donnés.

    8. Établissements classés par rang – Volumes d’achats

    Dans la section suivante, l’usager peut voir l’évolution du rang de chaque établissement au fil du temps (en termes de volumes d’achats).

    Conclusion

    En automatisant ce genre de tableau de bord, cette entreprise d’achats groupés aura une bien meilleure vision de ses activités, sans avoir à refaire constamment des tas de calculs manuels. Pratique, non ?

    À propos de Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

    Détentrice d’une M.Sc. en Finance et d’un titre comptable CPA, CGA, Sophie Marchand est experte en modélisation d’affaires chez Modelcom. À ce titre, elle développe des outils d’aide à la prise de décision pour les gestionnaires en entreprise. Elle travaille également à optimiser les départements de finance par l’apport de processus d’affaires et d’outils de gestion efficaces.

    Sophie Marchand est l’auteure d’un blogue intitulé Mon Cher Watson, qui diffuse du contenu répertorié dans 4 catégories : la boîte à outils d’affaires, la boîte à outils web et informatiques, la boîte à outils Excel et la boîte à outils finance et comptabilité. Elle anime également le blogue de Modelcom. Vous pouvez la retrouver sur LinkedIn, sur Twitter, sur Google + et sur Facebook. Elle anime aussi un groupe LinkedIn sur les meilleurs outils de travail.

     

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