Budgétisation et reporting : Quel outil choisir ?

Quand vient le temps de choisir un outil de budgétisation et de reporting, plusieurs options s’offrent à vous. Mais comment vous assurer de faire le meilleur choix ? Il s’agit d’abord de bien définir vos besoins et par la suite, d’étudier l’offre disponible et de retenir l’outil qui sera le plus adapté à vos besoins. Il ne faut pas minimiser non plus l’étape d’implantation de l’outil et le degré de facilité à gérer et maintenir l’outil à jour.

Types d’outils de budgétisation et de reporting

Nous pouvons classer les outils de budgétisation et reporting dans 3 catégories distinctes. 

#1 : Le passe-partout : EXCEL 

Avantages :

• Très abordable
  
• Flexible
  
• Faible besoin de formation (puisque beaucoup d’usagers en ont une connaissance de base)
  
• Développement et implantation rapide
  
• Facile à ajuster au fil du temps
  
• Idéal pour les équipe de finance centralisées avec peu d’usagers 

Excel est sans contredit un outil très puissant pour qui sait vraiment s’en servir. Il est possible de construire des modèles financiers budgétaires et de reporting sur mesure pour les besoins d’une entreprise. Beaucoup plus simple à paramétrer que d’autres systèmes, il a tout de même ses limites.

Lorsqu’il y a plusieurs intervenants dans le processus budgétaire et le processus de reporting, Excel est moins performant. Il faut également que l’outil soit développé selon les meilleures pratiques d’affaires pour éviter le plus possible les erreurs de calculs et pour automatiser au maximum les le processus de mise à jour. De plus, il est recommandé de protéger le modèle avec des fonctionnalités appropriées afin d’éviter que des utilisateurs l’abîment. Avant de considérer un outil appartenant aux deux autres catégories, assurez-vous que vos besoins ne peuvent vraiment pas être répondus avec Excel.

#2 : Le « blindé » (ex. Adaptive Planning)

Avantages :

• Solution SaaS abordable 
  
• Accès facile de n’importe où (interface web) 
  
• Automatisation du cycle de gestion de la performance 
  
• Compatible avec la plupart des systèmes comptables 
  
• Idéal pour les organisations qui ont plusieurs intervenants au niveau du budget 

Adaptive Planning (ou peu importe le produit équivalent) est un produit de type intermédiaire qui offre un compromis entre robustesse et flexibilité. Si vous opérez déjà dans Excel et que vous souhaitez migrer vers une plateforme système, le processus se fait relativement bien. De plus, certaines étapes peuvent continuer à se dérouler dans Excel, au besoin.

Plus limité au niveau de la flexibilité, Adaptive Planning offre néanmoins de nombreuses possibilités dont celle de faciliter la consolidation et l’utilisation de l’outil par plusieurs intervenants, d’augmenter le degré de sécurité, de « standardiser » la gestion du flux de travail et de garder une trace des changements apportés, en plus d’être accessible en ligne.

De plus, Adaptive Planning ne repose pas sur vos serveurs internes et la maintenance se fait à distance par le fournisseur de l’outil, d’où une économie significative lors de l’implantation puisqu’aucune infrastructure locale n’est requise. Enfin, cette gamme d’outils est beaucoup moins dispendieuse que les outils de la prochaine catégorie.

#3 : L’artillerie lourde (ex. SAP BPC)

Avantages :

• Se connecte facilement à SAP ERP et à d’autres systèmes
  
• S’intègre aisément à la suite MS Office (Excel, Word, Powerpoint) ou via un portail web (zero footprint)
  
• Facilite l’intégration de données multidimensionnelles
  
• Solide processus de contrôle avec la gestion du processus de travail (garder la trace des changements et des mises à jour) 
  
• Idéal pour les entreprises avec des processus d’affaires complexes et des interfaces avec de nombreux systèmes 

SAP BPC (ou peu importe le produit équivalent) est un système plus dispendieux à implanter. Toutefois, les grandes entreprises possédant un processus budgétaire et prévisionnel complexe (consolidation de plusieurs unités d’affaires, gestion de devises, concept de projets et processus d’allocation lourd et variable) y trouveront leur compte de par la nature intégrée qu’offre ces infrastructures extrêmement robustes.

Ces systèmes sont habituellement supportés par une équipe de développement (interne ou externe) et les utilisateurs travaillent dans un contexte encadré où l’accès à l’information est géré par des règles d’accès programmées par le gestionnaire du système.

Validez vos besoins

Pour en avoir le coeur net, nous avons développé pour vous un court sondage (rapide à remplir) qui vous permettra de valider vos besoins en terme d’outil de budgétidation et reporting.

À propos de Sophie Marchand, M.Sc., CGA

Détentrice d’une M.Sc. en Finance et d’un titre comptable CGA, Sophie Marchand est consultante en modélisation et intelligence d’affaires. À ce titre, elle développe des outils d’aide à la prise de décision pour les gestionnaires en entreprise. Elle travaille également à optimiser les départements de finance par l’apport de processus d’affaires et d’outils de gestion efficaces.

Sophie Marchand est également l’auteure d’un blog intitulé Mon Cher Watson, qui diffuse du contenu répertorié dans 4 catégories : la boîte à outils d’affaires, la boîte à outils web et informatiques, la boîte à outils Excel et la boîte à outils finance et comptabilité. Vous pouvez également la retrouver sur LinkedIn, sur Twitter, sur Google + et sur Facebook. Elle anime aussi un groupe LinkedIn sur les meilleurs outils de travail.